「ChatGPTに貼るだけ」では動かない理由

会議が終わるたびに1時間かけて議事録を書いている。請求書を毎月ゼロから作り直している。そういう人、正直まだかなり多い。

AIで自動化できると聞いて試してみたけど、「何をどうすればいいのかわからない」で止まっているケースがほとんどだ。

この記事を読めば、今日の会議から使えるプロンプト5本をそのままコピーして使える状態になる。

ただ、一つだけ先に正直に言っておく。「ChatGPTに会議の音声を貼ればOK」は古い情報だ。無料版は音声ファイルを受け付けない。まずここを理解しないと、どんなプロンプトも使いものにならない。

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AI議事録・請求書の自動化｜全体フローを先につかむ

実際の処理の流れはこうなっている

議事録の場合：

会議録音 → 文字起こしツール（Notta/Whisper等）→ ChatGPTにテキスト貼り付け → プロンプト実行 → 後処理・共有

請求書の場合：

顧客情報・金額を手元に用意 → 変数テンプレプロンプト実行 → インボイスチェックプロンプトで確認 → 会計ソフトへ転記

ポイントは「AIは2ステップ目以降を担当する」という認識だ。音声や手書きの情報をそのまま投げても機能しない。

無料でどこまでできるか

やりたいこと 無料でできるか
テキスト→議事録プロンプト ✅ ChatGPT無料版で可
音声→テキスト変換 ⚠️ Notta月5回まで/Whisperは要API設定
請求書テンプレ生成 ✅ 可（ただし確認は必須）
会計ソフト自動連携 ❌ freee/マネフォの有料プランが必要

月額費用をかけずに試したいなら、議事録の文字起こしだけ無料のNottaかGoogle Meetの自動文字起こしを使い、後処理をChatGPT無料版に任せる構成が現実的だ。

【コピペOK】議事録自動作成プロンプト3選

プロンプト①：決定事項・TODO・次回議題を一発抽出

これが基本形。まずここから始めてほしい。

あなたは優秀なビジネスアシスタントです。
以下の会議テキストを読み、次の3点を箇条書きで抽出してください。

①決定事項（確定した内容のみ。議論中のものは含めない）
②TODO（担当者名：タスク内容：期日の形式で記載）
③次回議題の候補

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[ここに文字起こしテキストを貼る]
---

NG例との比較：

  • ❌「会議の内容をまとめて」→ 何を優先すべきか不明で、ふんわりした要約しか返ってこない
  • ✅ 上記のように役割・出力形式・除外条件を明示する

使ってみて驚いたのは、「担当者名：タスク：期日」という形式を指定するだけで、発言の文脈から担当者を推測して出力してくれること。精度は100%ではないが、見直しのたたき台としては十分すぎる。

プロンプト②：担当者・期日を自動タグ付けしてToDoリスト化

あなたはプロジェクト管理の専門家です。
以下の会議テキストから、アクションアイテムのみを抽出し、
下記のJSON形式で出力してください。

{
  "todos": [
    {
      "task": "タスク内容",
      "owner": "担当者名（不明な場合は'要確認'）",
      "due": "期日（言及なければ'未定'）",
      "priority": "高/中/低"
    }
  ]
}

---
[ここに文字起こしテキストを貼る]
---

JSON形式で出力させると、NotionやSlackにそのまま貼り付けられる。Notionのデータベース管理をしているチームには特に刺さる使い方だ。

プロンプト③：文体統一・読みやすさ整形の後処理セット

AIが書いた議事録は、口語が混じっていたり文体がバラバラだったりする。これで一発整える。

以下の議事録テキストを、社内共有用に整えてください。

条件：
- 全文を敬体（です・ます調）に統一
- 一文は60字以内に収める
- 専門用語はそのまま残す
- 冗長な表現を削り、情報密度を上げる
- フォーマットはMarkdown形式で出力

---
[ここに議事録テキストを貼る]
---

文字起こしツールの選び方（用途別）

状況 使うべきツール
ZoomやTeamsの録画あり Notta / Fireflies.ai
Google Meet利用中 Gemini（Duet AI）
録音ファイルだけある Whisper API / Notta
社内情報を外に出せない Azure OpenAI（要IT部門相談）

これ、意外と知られてないんだが、Google Meet使いなら追加コストゼロでGeminiの自動文字起こしが使える。設定から「Geminiノート」をオンにするだけだ。

【コピペOK】インボイス対応 請求書作成プロンプト2選

先に重要な前置きを一つ。

AIが生成した請求書をそのまま発行するのは絶対にやめてほしい。インボイス制度では登録番号・税率・税額の記載が法的に義務付けられている。AIは「それっぽい形式」は作れるが、登録番号の正誤までは確認できない。必ず人が最終チェックする前提で使うこと。

プロンプト④：変数入れ替え型 請求書テンプレ

以下の情報をもとに、日本のインボイス制度に対応した請求書の文面を作成してください。

【請求情報】
- 請求先：
- 請求元：
- 登録番号：
- 請求日：
- 支払期限：
- 品目：
- 税抜金額：円
- 消費税率：10%（または8%）
- 備考：

出力形式：テキスト形式で、項目名と値を整列して出力してください。
インボイス必須項目（登録番号・税率・税額・請求金額合計）を必ず含めること。

``の部分を毎回書き換えるだけで使い回せる。このプロンプトをChatGPTの「カスタム指示」かNotionのテンプレートブロックに保存しておくと、コピペ1回で呼び出せる。

プロンプト⑤：インボイス必須項目の二段階チェック

請求書を作ったあと、このプロンプトで確認を通す。2ステップにする理由は、生成と確認を分けることでAIの見落としを減らせるからだ。

以下の請求書テキストを確認し、インボイス制度の必須記載項目がすべて含まれているかをチェックしてください。

【確認項目】
□ 適格請求書発行事業者の登録番号（Tから始まる13桁）
□ 取引年月日
□ 取引内容（軽減税率対象品目は明記）
□ 税率ごとの合計金額（税抜）
□ 税率ごとの消費税額
□ 請求先の氏名または名称
□ 発行者の氏名または名称

不足している項目があれば「不足：〇〇」と明示し、補足すべき内容を提案してください。

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[ここに請求書テキストを貼る]
---

正直なところ、このチェックプロンプトが一番実務で助かっている。自分では見落としがちな税率区分の記載漏れを、30秒で指摘してくれる。

まとめ：今日やるべき1つのアクション

5本のプロンプトを紹介したが、全部一気に使おうとしなくていい。

今日の会議が終わったら、プロンプト①だけ試してみること。

文字起こしはGoogle MeetかZoomの自動字幕機能でテキストを取り出し、そのままChatGPTに貼り付けるだけでいい。60〜90分かかっていた議事録が、5〜10分で「たたき台」として出てくる体験を一度すれば、使い続ける理由が腑に落ちる。

プロンプトは使いながら自分の業界用語や出力形式に合わせて調整していくと、精度がどんどん上がっていく。

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